Récemment, nous avons mis en place un logiciel pour un client, dont le gain de productivité est tout simplement hallucinant. Le client passait tous les ans à peu près 6 mois sur une tâche récurrente qui était devenue son cœur d’activité. Il ne se rendait pas compte que tout pouvait être optimisé. Tous les ans, il reprenait son travail comme il avait l’habitude de le faire, sans se poser de question jusqu’à ce que nous en discutions. Nous nous sommes alors rendu compte que tout pouvait être fait soit de façon automatique, soit par d’autres personnes et qu’il pourrait suivre l’avancement simplement depuis une interface dédiée. Nous étions sur le point de changer radicalement son quotidien. En gagnant un temps précieux, il pouvait ainsi se consacrer à des tâches en adéquation avec son poste (la personne en question était directeur commercial).

Le contexte client

manque de productivité

Mieux vaut être multitâche lorsque tout est fait manuellement !

Notre client éditait de façon annuelle un annuaire papier de tous ses adhérents (entre 500 et 700). Cet annuaire, distribué de manière très large, représentait un vecteur très important de leur communication et de celle de leurs adhérents. Chaque année, il fallait mettre à jour les données de l’annuaire en appelant chaque adhérent et en s’adressant au bon interlocuteur pour recueillir les informations. Il fallait ensuite faire valider le bon à tirer de l’imprimeur, et à partir de ce moment, il fallait parfois repartir à 0 pour chaque adhérent, car la mise en page par rapport aux données transmises ne plaisait pas. Donc ils changeaient les informations, les renvoyaient à l’imprimeur pour avoir un nouveau bon à tirer. Bref un travail de titan totalement géré manuellement.

Discussion autour des contraintes

La première question que nous nous sommes posée était : pourquoi ? Pourquoi notre client récupère-t-il ses informations par téléphone auprès de plus de 500 salariés ? N’y aurait-il pas un système simple pour collecter ces données de manière différente ?

À partir de cette première question, les contraintes commençaient à se dessiner. La première est l’exigence de l’éditeur sur le format des données. Il semblait inenvisageable de laisser les adhérents remplir seul sans contrôle les données, car il aurait fallu tout reprendre derrière pour uniformiser chaque saisie.

Ensuite se présente un besoin de maîtriser l’état d’avancement, semaine après semaine. Combien de fiches annuaires sont mises à jour ? Combien sont validées ? Combien en reste-t-il ?

Notre défi est donc de faire une proposition pour gagner en productivité en prenant en compte toutes ces contraintes.

Notre proposition de logiciel

logiciel pour gagner en productivité

Un logiciel faisant le travail tout seul… La solution idéale.

Nous lui avons donc proposé un logiciel en ligne, simple d’utilisation permettant à chaque adhérent de mettre à jour ses données. Nous avons mis en place tous les contrôles nécessaires pour que de dernier ne puisse pas faire n’importe quoi (définition du nombre de caractères maximum pour chaque donnée, définition des données obligatoires, mise en place de champs dynamiques qui n’apparaissent que dans certains cas bien précis, etc.) afin de pouvoir générer automatiquement le fichier au bon format pour l’éditeur. Chaque adhérent a la possibilité de créer son bon à tirer afin de visualiser sa fiche telle qu’elle apparaîtra réellement dans l’annuaire et de valider ses données.

Une interface d’administration accessible uniquement à notre client assure le suivi de chaque adhérent (qui a commencé à modifier les données, qui ne s’est jamais connecté, qui a validé sa fiche annuaire) ainsi que des statistiques globales permettant de savoir en temps réel l’état d’avancement de leur campagne.  Cette interface d’administration permet également de relancer par email l’intégralité des adhérents n’ayant pas validé leurs informations… L’administrateur aura également la possibilité de mettre à jour les données adhérents pour les plus récalcitrants.

L’objectif est clairement de faire travailler les adhérents pour que notre client se contente de suivre l’état d’avancement de la saisie de ces informations. À travers le logiciel, nous lui avons donné tous les outils nécessaires pour le faire et relancer facilement (soit en masse, soit de façon personnalisée).

Le gain de productivité

gain de temps

Gagner du temps, c’est gagner en sérénité.

Comme nous l’avions déjà précisé dans cet article, la collecte de toutes les données prenait à peu près 6 mois de travail (environ 120 jours ouvrés). En 2016-2017, la collecte d’informations a nécessité :

  • Un lancement de campagne (clic sur un bouton + adaptation éventuelle du modèle de mail) => 1h
  • Suivi hebdomadaire de l’évolution du nombre de fiches validées (12*1h)
  • Relance des adhérents n’ayant pas validé leur fiche annuaire par email (comme pour le lancement de campagne, tout est intégré dans l’outil) => 4*1h
  • Validation manuelle de fiches + relance téléphonique à l’approche de la fin de la campagne de collecte d’information pour les adhérents n’ayant toujours pas fait le travail => 5 jours.

Au total, le nombre de jours cumulés de travail est inférieur à 2 semaines, soit inférieur à 10 jours. Le gain de productivité est donc de 110 jours de travail par an.

Et vous, combien êtes-vous prêt à dépenser pour gagner 110 jours par an ? Comme vous l’imaginez, le logiciel a été rentabilisé dès la première année.