Récemment, nous avons mis en place un logiciel pour un client, dont les bénéfices sont tout simplement hallucinants. Le client passait tous les ans à peu près 6 mois sur une tâche récurrente qui était devenue son cœur d’activité. Il ne se rendait pas compte que tout pouvait être optimisé. Tous les ans, il reprenait son travail comme il avait l’habitude de le faire, sans se poser de question jusqu’à ce que nous discutions de son travail et que nous nous rendions compte que tout pouvait être fait soit de façon automatique, soit par d’autres personnes et qu’il pourrait en suivre l’avancement simplement depuis une interface de suivi. Nous étions sur le point de changer radicalement son quotidien et de lui permettre de gagner beaucoup de temps pour faire des tâches plus en adéquation avec son poste (la personne en question était directeur commercial).

Le contexte client

travail désorganisé

Mieux vaut être multitâche lorsque tout est fait manuellement !

Notre client éditait de façon annuelle un annuaire papier de tous ses adhérents (entre 500 et 700 adhérents). Cet annuaire était distribué de façon très large et représentait un vecteur très important de leur communication et de la communication de leurs adhérents. Chaque année, il fallait mettre à jour les données de l’annuaire et donc appeler chaque adhérent, s’adresser au bon interlocuteur pour les mettre à jour. Il fallait ensuite faire valider le bon à tirer de l’imprimeur, et à partir de ce moment il était possible de repartir de 0 pour chaque adhérent, car la mise en page par rapport aux informations données ne plaisait pas. Donc ils changeaient les informations, les renvoyaient à l’imprimeur pour avoir un nouveau bon à tirer. Bref un travail de titan totalement géré par le directeur commercial.

Discussion autour des contraintes

Pourquoi notre client faisait-il cela ? Pourquoi n’a-t-il pas mis en place un logiciel en ligne pour permettre à chaque adhérent de mettre à jour ses données en toute autonomie ? Leur éditeur était intransigeant sur le format du fichier à envoyer pour éditer l’annuaire et donc hors de question de laisser chaque adhérent faire n’importe quoi, cela lui prenait plus de temps de tout réparer et remettre en forme que de le faire lui-même bien, dès le début.

Nous lui avons naturellement proposé un logiciel en ligne, simple d’utilisation permettant à chaque adhérent de mettre à jour ses données. Nous avons mis en place tous les contrôles nécessaires pour que l’adhérent ne puisse pas faire n’importe quoi (définition du nombre de caractères maximum pour chaque donnée, définition des données obligatoires, mise en place de champs dynamiques qui n’apparaissent que dans certains cas bien précis, etc.) afin de pouvoir générer automatiquement le fichier au bon format pour l’éditeur. Chaque adhérent a la possibilité de générer son bon à tirer et de le valider ainsi ses données.

Une interface d’administration permet à notre client de suivre chaque adhérent. Où en est-il ? Quand s’est-il connecté pour la dernière fois ? Elle lui permet également de relancer l’intégralité des adhérents n’ayant pas validé leurs données par email…

L’objectif est clairement de faire travailler les adhérents pour que notre client se contente de suivre l’état d’avancement de la saisie de ces informations. A travers le logiciel, nous lui avons donné tous les outils nécessaire pour pouvoir relancer facilement (soit en masse, soit de façon personnalisé).

Le gain

Comme nous l’avions déjà précisé dans cet article, la récolte de toutes les informations prenait à peux près 6 mois de travail (environ 120 jours ouvrés). En 2016-2017, la collecte d’informations a nécessité :

  • Un lancement de campagne (clique sur un bouton + adaptation éventuelle du modèle de mail) => 1h
  • Suivi hebdomadaire de l’évolution du nombre de fiches validés (12*1h)
  • Relance des adhérents n’ayant pas validé leur fiche annuaire par email (comme pour le lancement de campagne, tout est intégré dans l’outil) => 4*1h
  • Validation manuelle de fiches + relance téléphonique à l’approche de la fin de la campagne de collect d’information pour les adhérents n’ayant toujours pas fait le travail => 5 jours.

Au total, le nombre de jours cumulés de travail est inférieur à 2 semaine, soit inférieur à 10 jours soit 110 jours de travail par ans gagné (avec un récurrence).

Et vous, vous être prêts à dépenser combien pour gagner 110 jours par an ? Comme vous l’imaginez, le logiciel a été rentabilisé dès la première année.